KI Telefonassistent für Zahnarztpraxis
Ein KI-Telefonassistent für Zahnarztpraxen nimmt Anrufe rund um die Uhr an, bucht Prophylaxe- und Kontrolltermine, nimmt Absagen entgegen und ordnet Schmerzpatienten sofort einem Akuttermin zu, ab 149 € im Monat. Gerade in der Zahnmedizin ist jeder verpasste Anruf teuer, weil ein leerer Behandlungsstuhl sich kaum spontan nachbesetzen lässt. Der Assistent hält den Terminplan voll, auch wenn am Empfang gerade niemand abheben kann.
Flex ab 0,29 €/Min oder Flatrate ab 149 €/Monat · erster Monat nur Setup · ROI-Garantie
Erstgespräch sichernWarum Anrufe im Bereich Zahnarztpraxis verloren gehen.
Eine Prophylaxe-Stunde ist Monate im Voraus verplant, und genau deshalb sagen Patienten kurzfristig ab, wenn etwas dazwischenkommt. Erreicht die Absage niemanden, weil die ZFA gerade assistiert, bleibt der Stuhl leer und der Umsatz der Stunde ist weg. Gleichzeitig ruft ein Schmerzpatient an, der heute noch drankommen will, und landet auf der Mailbox, also ruft er die nächste Praxis an. Der Recall läuft nur, wenn Patienten beim Rückruf auch jemanden erreichen, sonst versanden die Erinnerungen. Am Empfang stapeln sich derweil Terminzettel, Absagen und Rückrufnotizen aus dem halben Tag.
Diese Anrufe übernimmt der KI-Telefonassistent für Zahnarztpraxis.
Eine Patientin möchte ihren halbjährlichen Termin zur professionellen Zahnreinigung vereinbaren.
Ein Anrufer hat seit der Nacht starke Zahnschmerzen und fragt, ob er heute noch drankommen kann.
Ein Patient sagt seinen Prophylaxe-Termin am selben Morgen ab, weil er krank geworden ist.
Eine Mutter möchte für ihre beiden Kinder Kontrolltermine in derselben Woche buchen.
Ein Patient reagiert auf die Recall-Erinnerung und will den vorgeschlagenen Kontrolltermin bestätigen.
Einem Anrufer ist eine Krone herausgebrochen, und er fragt, wie schnell die Praxis das richten kann.
KI-Telefonassistent einrichten: in drei Schritten startklar.
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos: Wir schätzen Ihr Anrufvolumen, klären die Anbindungen und nennen einen klaren Grundpreis.
Einrichtung
Wir hinterlegen Ihr Wording, verbinden Kalender oder Fachsoftware und richten die Rufumleitung ein. In wenigen Tagen startklar, ohne neue Telefonanlage.
Live-Betrieb
Der Assistent nimmt Anrufe an, bucht Termine und leitet weiter, was zu Ihrem Team gehört. Wir betreuen und justieren laufend nach.
So klingt die KI-Anrufannahme im Bereich Zahnarztpraxis.
Kein Roboter-Ton, kein generisches Callcenter: Der Assistent spricht die Sprache Ihrer Anrufer.
Möchten Sie einen Termin zur professionellen Zahnreinigung vereinbaren oder haben Sie akute Beschwerden?
Seit wann haben Sie die Schmerzen, und sind sie eher dumpf oder pochend? Ich melde Sie für den nächsten Akuttermin an.
Ich habe Ihre Absage notiert. Darf ich Ihnen direkt einen Ersatztermin anbieten, zum Beispiel kommenden Dienstag um 14 Uhr?
Für die Kontrolle Ihrer Kinder habe ich zwei Termine direkt hintereinander gefunden, am Mittwochnachmittag um 15 und 15:30 Uhr.
Sie rufen außerhalb unserer Sprechzeiten an. Bei starken Schmerzen erreichen Sie den zahnärztlichen Notdienst, dessen Nummer nenne ich Ihnen gern.
KI-Telefonie mit Ihrer Software verbinden.
Der Assistent arbeitet mit dem Terminbuch Ihrer Praxissoftware zusammen, etwa Dampsoft DS-Win, CGM Z1 oder evident, entweder über einen angebundenen Online-Kalender oder per strukturierter Übergabe an den Empfang. Absagen, Akutfälle und Recall-Buchungen kommen sortiert an, statt als Mailbox-Nachrichten. Eine neue Telefonanlage ist nicht nötig, eine Rufumleitung Ihrer bestehenden Praxisnummer genügt.
Technisch setzen wir Integrationen mit n8n um. Darüber verbinden wir die KI-Telefonie mit praktisch jedem System, das eine Schnittstelle anbietet, vom Kalender über das CRM bis zur Branchensoftware.
Und wenn wir für Sie eine neue Anbindung bauen, die wir danach auch für weitere Kunden einsetzen können, setzen wir diese Integration kostenlos um.
Vom KI-Anruf zu Dampsoft DS-Win
DS-Win bietet keine offene Anruf-Schnittstelle, deshalb übergibt n8n Terminwünsche und Schmerzpatienten-Meldungen als strukturierte E-Mail an die Rezeption, fertig zum Übertragen ins Terminbuch.
Vom KI-Anruf zu Doctolib
Terminanfragen aus dem KI-Anruf werden für Ihr Doctolib-Terminbuch als übersichtliche Übergabe aufbereitet, da Doctolib keine offene Buchungs-API für externe Systeme freigibt.
Vom KI-Anruf zu charly by solutio
Anliegen wie Prophylaxe-Termine oder abgesprungene Termine kommen als strukturierter Kalendereintrag oder E-Mail bei Ihrem Team an und lassen sich in charly übernehmen, sofern Ihre Praxis dort keine Schnittstelle freigeschaltet hat.
Vom KI-Anruf zu Google Kalender
Vereinbarte Termine schreibt n8n über den nativen Node direkt in einen Praxis-Kalender, getrennt nach Behandler oder Behandlungszimmer, wenn Sie das möchten.
Vom KI-Anruf zu Microsoft Outlook / 365
Notfall-Anrufe außerhalb der Sprechzeiten erzeugen automatisch eine priorisierte Outlook-Aufgabe mit Rückrufnummer, damit nichts bis zum nächsten Werktag liegen bleibt.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für Zahnarztpraxis?
Transparente Preise: minutenbasiert ab 0,29 €/Min ohne Grundgebühr (Flex) oder als planbare Monats-Flatrate. Im ersten Monat zahlen Sie nur die Setup-Gebühr. Alle Details auf der Preisseite.
Ihr Telefonassistent
- Nimmt jeden Anruf an, 24/7
- Terminbuchung direkt im Kalender
- Standardfragen in Ihrem Branchen-Wording
- Saubere Weiterleitung an Ihr Team
- Deutsche Datenhoheit, DSGVO-konform
- Erster Monat: nur Setup-Gebühr, keine Minutenpreise
- ROI-Garantie inklusive
- Zusatzminuten ab 0,20 €/Minute
Mehr Volumen, mehr Anbindung
- Alles aus Starter
- Höheres Anrufvolumen inklusive
- Priorisierte Anbindungen (Kalender, CRM)
- Zusatzminuten ab 0,20 €/Minute
- Erster Monat: nur Setup-Gebühr, keine Minutenpreise
- ROI-Garantie inklusive
Voller Betrieb, wir übernehmen
- Vollständige Integration in Ihre Systeme
- Laufender Betrieb inklusive Wartung
- Persönlicher Service und Support ab 150 €/Monat
- Erster Monat: nur Setup-Gebühr, keine Minutenpreise
- ROI-Garantie inklusive
ROI-Garantie:minus 30 % Telefonkosten in 3 Monaten oder 50 % Setup-Rückerstattung. Bringt der Assistent in den ersten Monaten nicht mehr ein, als er kostet, beenden wir die Zusammenarbeit.
DSGVO-konforme KI-Telefonie aus Mecklenburg-Vorpommern.
Für die technische Umsetzung arbeiten wir mit fertig.ai zusammen, einem spezialisierten Anbieter für KI-Telefonagenten und Chatbots. Betreut wird Ihr Assistent von NordFlux aus Wismar.
- DSGVO-konform und auf die EU-KI-Verordnung vorbereitet
- Made in Germany, Hosting in EU-Rechenzentren
- 24/7 im Einsatz, Live-Schaltung in 2 bis 4 Wochen
- Hosting auf deutschen Servern, DSGVO-konform
- AVV nach Art. 28 DSGVO liegt vor
- Betreut von NordFlux aus Wismar, Mecklenburg-Vorpommern, EU-kofinanziert im Rahmen von Digitalents MV
Hinweis nach der EU-KI-Verordnung (Art. 50): Dieser Telefonassistent ist ein KI-basierter Sprachdienst. Anrufende werden zu Beginn jedes Gesprächs darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen, nicht mit einem Menschen.
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten für Zahnarztpraxis
Was kostet ein KI-Telefonassistent für eine Zahnarztpraxis?
Der Einstiegstarif liegt bei 149 € im Monat plus einmaligem Setup ab 490 € netto. Business mit mehr Minuten und Terminbuchung gibt es ab 299 € im Monat, das Done-for-you-Paket ab 390 € im Monat plus Setup ab 1.500 €. Zusatzminuten kosten ab 0,20 € pro Minute. Zur Einordnung: Ein einziger nachbesetzter Prophylaxe-Termin bringt oft mehr ein als die Monatsgebühr. Unsere ROI-Garantie: minus 30 % Telefonkosten in 3 Monaten, sonst erstatten wir 50 % des Setups.
Wie steht es um Datenschutz und Schweigepflicht in der Zahnarztpraxis?
Die Verarbeitung findet auf Servern in Deutschland statt, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Assistent fragt nur ab, was für Termin oder Rückruf nötig ist, und gibt keine Behandlungsinhalte an Dritte weiter. Das wahrt auch die zahnärztliche Schweigepflicht, denn Ihre Praxis bestimmt, welche Angaben überhaupt erhoben werden.
Brauchen wir eine neue Telefonanlage?
Nein. Ihre Praxisnummer und Ihre Anlage bleiben, wie sie sind. Sie richten lediglich eine Rufumleitung ein, etwa bei besetzt, nach mehrmaligem Klingeln oder außerhalb der Öffnungszeiten. In wenigen Tagen ist der Assistent startklar.
Erkennen Patienten, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Assistent stellt sich zu Gesprächsbeginn als KI vor, so wie es die EU-KI-Verordnung verlangt. Wir haben diese Kennzeichnung von Anfang an umgesetzt. Für Patienten zählt vor allem, dass sie sofort einen Termin bekommen, statt es dreimal vergeblich zu versuchen.
Was macht der Assistent mit Schmerzpatienten außerhalb der Sprechzeiten?
Er ordnet das Anliegen als dringend ein, nennt den nächsten verfügbaren Akuttermin oder verweist auf den zahnärztlichen Notdienst, statt den Anrufer auf den nächsten Werktag zu vertrösten. Innerhalb der Sprechzeiten kann er Akutfälle nach Ihren Vorgaben direkt durchstellen. So verlieren Sie Schmerzpatienten nicht an die nächste erreichbare Praxis.
Wie hilft der Assistent gegen leere Behandlungsstühle durch kurzfristige Absagen?
Absagen erreichen die Praxis sofort und strukturiert, statt irgendwann auf der Mailbox aufzutauchen. Der Assistent bietet dem Absagenden direkt einen Ersatztermin an und hält die frei gewordene Lücke fest, damit Ihr Team sie nachbesetzen kann. Ihre Ausfallregeln und Fristen hinterlegen wir bei der Einrichtung.
Unterstützt der Assistent unseren Recall?
Ja. Wenn Patienten auf eine Recall-Erinnerung reagieren und anrufen, bucht der Assistent den Kontroll- oder Prophylaxe-Termin direkt, auch abends oder samstags, wenn viele Berufstätige erst Zeit zum Telefonieren haben. So verwandelt sich der Recall in tatsächlich gebuchte Termine statt in verpasste Rückrufe.
In 30 Minuten zum eigenen KI-Telefonassistenten.
Wir schätzen Ihr Anrufvolumen, klären die Anbindungen und nennen einen klaren Grundpreis, bevor Sie sich entscheiden.
Mehr zur Technologie: KI-Telefonie bei NordFlux · Anbindung an Ihre Prozesse: KI-Agenten & Integration
