KI Telefonassistent für Steuerkanzlei
Ein KI Telefonassistent für Steuerkanzleien nimmt Mandantenanrufe an, während die Sachbearbeitung unter Fristdruck steht, und sortiert sie nach Dringlichkeit. In der Steuererklärungs- und Voranmeldungssaison bricht in vielen Kanzleien das Telefon förmlich zusammen, gleichzeitig darf die eigentliche Bearbeitung nicht liegen bleiben. Der Assistent nimmt Terminwünsche, Mandantenrückfragen und Fragen zu Unterlagen oder Fristen entgegen und gibt sie strukturiert weiter.
Erstgespräch sichernHerausforderung
In Fristphasen wie der Steuererklärungssaison oder rund um die Umsatzsteuervoranmeldung häufen sich die Anrufe genau dann, wenn die Sachbearbeitung am dringendsten ungestört arbeiten muss. Jede Unterbrechung für eine Rückfrage kostet Zeit, die für die eigentliche Fristsache fehlt.
Typische Anrufe
- Mandant möchte einen Termin mit seinem Berater vereinbaren, etwa zur Jahresabschlussbesprechung
- Mandant ruft mit einer Rückfrage zu einem laufenden Vorgang an und möchte an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden
- Anrufer fragt nach, welche Unterlagen noch fehlen oder bis wann eine Frist einzuhalten ist
Branchen-Wording
- Mandant
- Frist
- Unterlagen
- Voranmeldung
Integration
Anbindung an die Termin- beziehungsweise DMS-Organisation der Kanzlei, damit Mandantenanrufe und Unterlagenanfragen dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie geht der Assistent mit vertraulichen Mandantendaten um?
Er erfasst nur die Angaben, die für Terminvereinbarung oder Weiterleitung nötig sind, und gibt keine Mandatsinhalte an Dritte weiter. Welche Angaben überhaupt abgefragt werden, legt die Kanzlei fest.
Was passiert bei einer Rückfrage zu einer knappen Frist?
Erkennt der Assistent, dass ein Anliegen fristgebunden ist, kennzeichnet er den Rückruf als dringend und gibt ihn direkt an den zuständigen Sachbearbeiter weiter, statt ihn in die reguläre Rückrufliste einzusortieren.